你回到公司，打開電子郵件 Inbox （收件箱），一整頁的電子郵件讓你煩心。
你打開一個郵件，上司要你交報告，好，先把郵件變成「未閱」，之後再處理吧。有幾個下屬報告業績，但你要等所有人都交報告，才可以整理資料，先把那幾個郵件都留在 Inbox 好了。接著，你看到了幾日前的電郵，你不確定這已經處理了嗎？還是忘了變成「未閱」？
以上情況你熟識嗎？你看著 Inbox 旁的天文數字，會感到有壓力嗎？會怕遺漏了任何工作嗎？其實有一個簡單方法令 Inbox 變成實體信箱一樣，只收新信件。不用 Tags，不用 Flags，不用任何系統設定，只需要兩個 Folders （文件夾）。
如何做到？我們先看看你會如何處理實體信箱。
如何處理實體信箱
你會在實體信箱塞入一千封信嗎？收到稅單需要處理，嗯，先放回信箱吧，要處理再拿出來；收到保單收據需要保留，嗯，先放回信箱吧；收到美容廣告，我不需要，嗯，先放回信箱吧⋯⋯
你會這樣嗎？不會吧！你會把信件都拿出來，再作處理：稅單放到桌上提醒自己填寫，保單收據要收好，廣告直接丟掉。
那為何電子郵件的 Inbox 你不這麼做？為甚麼不把電子郵件都拿出來？
Inbox 的真正用途
Inbox 並不是一個資料庫或垃圾場，它的作用，就是提醒你有新郵件，可以拿出來處理了。
試想一下，你每天打開 Inbox，入面都是全新、未閱的電郵，你用一分鐘把它們放入相應的 Folder，之後 Inbox 就清空了，準備接收新郵件。這種感覺不是很清爽嗎？
但是每個電子郵件好像都各有不同，具體來說，把郵件拿出 Inbox 後，要放到那裡？
你只需要兩個 Folders
細心思考一下，每一封郵件只有兩種狀態：你需要對這封電郵有任何行動嗎？（Is it actionable?）
Action: 你需要有所行動的，例如老闆要你更改計劃書，客戶有問題要你回覆，同事提供資料要你整合，或者你要把郵件轉發給其他人跟進。
No Action: 你不需要對郵件做任何行動，但你可能想保留，例如是合同、收據；又或不想保留的，例如廣告、通告等，可以立即丟掉。
因此，你只需要開兩個 Folders，就可以輕易把 Inbox 清空了。
Action Box: 包含所有你需要處理，而尚未處理的電郵。
Archive Box: 包含所有沒有需要處理，而你想保留的電郵。
具體流程
每天設定時間檢查 Inbox
每次收到新郵件：
- 你需要對此郵件有任何行動嗎？如果沒有行動，但有保留價值就放入 Archive Box， 沒有保留價值就直接刪去。
- 如果有需要行動，你可以於兩、三分鐘內回覆 / 轉寄給同事跟進嗎？如果可以，就立即處理。之後沒有其他行動，有保留價值就放入 Archive Box，沒有保留價值就直接刪去。
- 如果有需要行動，但不能立即處理（可能是要於指定日期後回覆，或者等其他人提供額外資料，或者要時間思考回覆），這時你就把該電郵放進 Action Box。
就這樣，你的 Inbox 就清空了！
每天設定時間檢查 Action Box
Action Box 就是你的電郵待辦清單了。每天到 Action Box 檢查一下，選出你要處理的郵件。
每處理完一個郵件，沒有餘下行動的，就把他放進 Archive Box / 直接刪去。
以上就是最簡單的整理郵件方法。當然，如果你一天有很多種不同種類的電郵，你可以在 Action Box 下方建立 Sub-folders (子文件夾）分門別類。以下舉幾個例子：
例子：專案經理，同時跟進多個項目
情況：希望把要行動的電郵以項目分類，方便集中處理。
情況：只有一個 Archive Box 的話，尋找某一項目的電郵略有不便，希望可以把保留的電郵以項目分類。
方法：在 Action Box 和 Archive Box 下建立項目的 Sub-folders。
只要打開 (Action) Project A，就知道針對 Project A 你還有甚麼工作了。每一次完成一個 Project A 的電郵回覆，就可以把那個電郵放進 (Archive) Project A。當你要找尋 Project A 的過往資料，就全部在 (Archive) Project A 裡面了。
例子：行政人員，需要等待不同部門提交資料作整合
情況：有某些工作需要等待很多人回覆，你設定了回覆限期。
方法：你可以設定 Sub-folders 並加上日期，當有同事發相關電郵給你，就放進相關 Folder，到了當天就打開該 Folder 處理。
小技巧：如果你的 Sub-Folders 跟著 yyyy-mm-dd 的格式，Sub-Folders 就會按照要處理的日期排好次序了。你在 4 月 30日打開 2022-04-30 業務報告 ， 就會發現所有相關內容都在裡面了。
例子：未能當下決定要否回覆某個電郵
情況：收到感興趣的廣告公司電郵，或者某公司的合作邀請，但你未能立即決定要不要回覆。
方法：在 Action Box 開一個 Maybe / Someday，之後再來檢視。
我已經有超過一千個電郵了，我應如何開始？
- 開兩個 Folders， 一個叫 Action Box ，一個叫 Archive Box。
- 掃視一次整個 Inbox, 把尚要處理的電郵先放到 Action box。
- 其他電郵全部放到 Archive Box。
整個個程需時可能只要五分鐘。
如果你有時間，你可以慢慢調整一下 Action Box 和 Archive Box 的結構，設立一些適合自己的 Sub-Folder。 但如果沒有時間，也不用一蹴而就，不竟電郵不會不翼而飛，你有需要總可以 Action Box 和 Archive Box 找回你需要的東西 (或者在 All Mails)。如果以前你沒分類也能順利工作，相信這樣做也不會有問題的。
如果你已經有跟項目分類，可以考慮跟從上面專案經理的例子，把每一個項目的未處理工作抽出來，放進 Action Box 的相應 Sub-Folder，其他就全放進 Archive Box 的相應 Sub-Folder。
把收件箱清空好像會花很多時間，我哪有時間檢查這麼多電郵？
其實，如果你不把收件箱清空，你本來也要花時間檢視每一個電郵。而由於你把它留在了收件箱，你可能會多次打開同一封郵件，去確定是否需要跟進，結果花的時間和注意力更多！
如果你清空了收件箱，要保留的電郵你只會看一次，其他放進 Action Box 的電郵就是要處理的。你會花更少時間和精神在檢查電郵，而把注意力放在真正重要的事上。
這個方法是電郵管理的最佳方法嗎？
當然不是，我相信每位朋友都有最適合自己的電郵處理方法和流程，而網上也有很多生產力大師提供了更多的設定和技巧。
這個簡單的兩個 Folders 方法，是想針對一些新入門的朋友，如果想嘗試把 Inbox 清空，但又不想花很長時間作設定，而提供的一個相對容易的方法。
我用了這個方法已經五年了，即使每天有超過一百封電郵，這個方法也令我輕鬆處理所有電郵。如果電郵問題對你造成困擾，或者你可以嘗試一下，並根據自己的情況略作調整，很快你就會駕輕就熟。
這個方法是我參考了 David Ellen 的 Getting Things Done (GTD) 和 Merlin Mann 的Inbox Zero 後自己使用的方法。想多了解的朋友歡迎搜尋相關資料。
歡迎留言分享你的看法。如果你覺得這篇文章能幫助到你，歡近分享文章給你身邊的人，並訂閱我的網誌！